ビジネスマンのためのiPhone活用術 – 1 なぜiPhone？ « SIDE_FLIP blog

ビジネスマンのためのiPhone活用術 – 2 iPhoneでできること＆準備編 « SIDE_FLIP blog

全2回は完全に前振りだったという恐ろしい連載企画も第3回。

とうとう具体的なアプリに突入いたします。

さて、前回の記事の最後で「iPhoneでできること」を少々まとめましたが、その中の前半部分はこんな感じでした。

アイデアメモ要は、今まで紙の手帳で行ってきたことを、丸々iPhoneでやっちゃおうということです。で、ただ単に予定表アプリを入れるだけならこんな記事を書く必要はないわけで、前回までの記事で再三言ってきた重要ポイントをもう一度申し上げます。

• 母艦PCでの作業とiPhoneでの作業の連携(主にシンク)が完全かつ快適
• 外出先、即ちiPhoneでの作業・閲覧の快適性

では、今回はこの点を最重視しながら手帳の最も重要な役回りである「スケジュール・タスク管理」を解説します。

※ Windows環境です

母艦PCでの作業

如何に手帳の代わりといえども、コンピューターで予定管理をするのなら、基本作業はオフィスに常設しているPC（母艦PC）で行う方が断然良いと思います。

理由は……

• いかにiPhoneといえども、PCの作業効率には遠く及びません
• 大切な情報は母艦に保存されている方が安心

で、PC上で使うスケジューラー、カレンダーといえばGoogleカレンダーが浮かびますが、仕事上の詳細な情報も入力することも考えると、それほど使い勝手がよいとは思いません。

また、タスク管理もGoogleデフォルトの物はあるにはありますが、シンプルすぎてやはり仕事で使うには物足りないですし、なぜかGoogleカレンダーではなくてGMailにくっついているのが意味不明です。

では、何がよいのか？

そう。

悪名高いMicrosoftです。

Outlook 2007です。

カレンダーとTodoが一体になっているのはもちろんですが、スケジュールやタスクを簡単に仕事種類ごとに色分け、分類することができます。

非常に使えます。

騙されたと思って一度使ってみるべきです。

では、次にOutlookで作業したデータをいかにしてiPhoneで活用するのか？

iPhoneでの作業

まずはOutlookのデータをWEB上へ

で、ご存じの通り、Outlookのスケジューラー機能はデフォルトでiPhoneに同期出来るようにはなっていませんし、そういうアプリもないようです。

そこで、前回の記事で登録をお願いしておきました、このサービスを使います。

• Googleカレンダー
• Toodledo（タスク管理）

どちらも安定したサービスですので安心して良いと思いますし、この両方のサービスとOutlookは同期することができます。

まずGoogleカレンダーとの同期はGoogleがリリースしているGoogle Calendar Syncを導入することで可能です。

そしてToodledoとの同期はChromatic Dragon – ToodledoSync Application Informationを導入します。
サードパーティ製のアプリですが、安定しており、問題ありません。

これで、Outlookの情報はGoogleカレンダーとToodledoに同期されました。

もちろんOutlookと直接同期出来れば便利なのですが、考えようによっては（というか実体験ありきなのですがｗ）同期が不調な時でも、最悪iPhoneから直接GoogleカレンダーやToodledoを閲覧することができます。

不測の事態にも対応する手段があるというのは、仕事の手段としては素晴らしいことだと思います。

そしてWEB上のデータをiPhoneへ

ようやくiPhoneまでやってきましたｗ

でも、ココまで来たらあとはアプリを紹介するだけなんですよね～。

イチ押しはコレ！

Pocket Informant （以下「PI」）

理由は明快

• カレンダーとTodo管理の両方が可能
• カレンダーはもちろん、Todoも機能充実 （Outlookで仕事種類ごとに分類したものもきちんと反映されます）

※ 拡大できます週表示は縦でも横でもOK！ 縦表示が予定全文を読めるわけではないけれど、曜日ごとの枠内でもスクロールでき、全体的な流れを把握するには最適。

ワタシ個人的には、スケジュールとタスクがひとつのアプリで管理できるというのは、効率的な作業という点で意外と重要ポイントでした。

しかも、カレンダーもTodoもその辺の単体アプリよりもよっぽど高機能。

一見おまけに思えるTodoに関しても、Toodledoの基本機能にきっちり対応しており、ワタシのお薦めの方法を使うと、Outlookでタスク管理をする際に、仕事の種類ごとに色分けしておいた（電話・見積作成・連絡待ち・緊急などの分類ですね）タスクが、Toodledoを通じて、このPIでも「contexts」としてきちんと分類され、その分類ごとに進捗確認もできるのが秀逸です。

ワタシ、Todo管理の定番、AppigoのTodoも持っていまして、PIのおかげでそんなに使っていないとは言え、正直なところ、PIのTodoはAppigoのTodoと比べてまったく遜色ありません……っていうか、PIの方がイイかな？ って思うくらいです。

欠点はかなり細かい設定ができるのに、日本語化されていないことと、同期がたまに不安定なことくらいでしょうか？（ちなみにワタシの場合は同期が不安定と言っても、できなかったことは基本的にありません。電波が弱い時に、もう同期ができているのに延々と繰り返していたりということがたまにあるということです。）

とにかく、

通常のスケジュール（～～にしなくてはならないこと）とタスク（～～までにしなくてはならないこと）の両方の管理が必要で、双方分量もあるようなお仕事の方で、できれば一元管理したいという人には圧倒的にオススメです……ってか一択デス。

	※拡大できます 月表示はさすがにコレで予定の詳細を確認するというわけにはいきませんが、結構先の日に予定が入っていたかどうか素早く確認するのに最適。
	※ 拡大できます 日表示はGoogleカレンダーチックなこの表示の他に、タスクも一緒に表示できるリスト表示もあって、言うことなし！ もちろんワンタッチで予定ごとの詳細も確認できます。

ただ、せっかくのiPhoneですから色々アプリを選ぶのも楽しみです。

カレンダーとTodoを完全に両立しているアプリとなると、もうこのPI一択になってしまうので（カレンダーアプリで疑似的にタスク管理も出来るようになっている物や、その逆の物はあります）、あえてその点を除外してお気に入りのカレンダーアプリとTodoアプリを組み合わせてみるのも良いかもしれません。

ただし、 特にカレンダーアプリは趣味的に使うと面白そうなものも多いのですが、あくまでも仕事用に、今までの手帳の代わりに使う、ということをお忘れなきよう。

意外と良さそうなアプリでもGoogleカレンダーとの同期がなかったり、バックアップのみ（Google側からiPhoneへのデータ同期ができない）だったりしますので注意が必要です。

(定番ばかりですが) こんなアプリが無難でしょうか？

	Refills最近とみに評判の良いアプリです。 見たところ、紙の手帳風の親しみやすく、かつ見やすい表示が好まれているようです。 日本語対応済みですので安心です。 見た目にこだわるのならコレかもしれませんね。
	さいすけ日本における実績は申し分なし。 細かいことですが、WEB上のリファレンスも日本語でとても充実しています。 英語が苦手で、かつコンピューターなどになじみが薄い人にはお薦めです。
	Todo （Appigo）Todoソフトの定番。 Toodledoとの連携は使いやすく、PIよりすぐれている点として、タスク単体の管理だけではなく、タスクの集合体としてのプロジェクト管理ができると言うことがあげられます。 なお、2010/05/30現在、先日までできていたRemember the Milk との連携が契約上の問題でできなくなったとのことで、注意が必要です。

今回説明したことのイメージ図です。

※拡大できます

まとめ

母艦PCや、WEB上（Googleカレンダーなど）との連携を重視する理由はさんざん述べましたので繰り返しませんが、スケジュール管理とタスク管理が一元化できるという点は、一日のうちでめまぐるしく予定やタスクが変更・追加されていくような環境にいるワタシにとっては、非常に重視する価値のあるポイントでした。

ひとつのアプリを開く度に、まず、今日のスケジュールと期限が近いタスクを一気に確認できるというのは、別々のアプリで確認するよりも、大幅に効率的だからです。

だから逆に、スケジュールがある程度固定的な方や、スケジュール管理か、タスクの管理のどちらかの必要性や量が少ない方ならもっと自由な選択をされても良いと思います。

それでは次回は

意外に重要！メモアプリ 編でお会いしましょう！

前回 ビジネスマンのためのiPhone活用術 – 1 なぜiPhone？ – SIDE_FLIP blog にて、とどのつまり、外出が多いビジネスマンの仕事効率化にはiPhoneがサイコーだよね、ということをお話ししたのですが、スケジュール管理に絞ってお話をしていましたので、今回は細かいことは抜きにして「iPhoneでどんな仕事効率化ができるのか？」ということを総論としてまとめたいと思います。 （今回以降の記事はWindows環境での話ですので、Macユーザーの方にはそぐわない部分もあると思われます）

総論の総論

iPhoneを仕事に活用するポイントとして前回の記事で上げたことは「母艦PCありきの情報の持ち出し、持ち帰りの快適性」「外出先現場での作業の機動性、快適性」というところに集約できます。

そのなかで「持ち出し、持ち帰り」という点については、結局母艦PCとiPhone間の同期（シンク）の方法論ということになりますが、iPhone固有の同期というとiTunesとの同期作業が思い浮かびますが、それだけだといかにも弱い。

しかし、PCと同様に使える上に様々なアプリが揃ったiPhoneですから、そのようなアプリをガンガン導入していくことになるのですが、GMailをはじめとして、もともとPCで展開されているサービスを数多く導入することにもあります。

それについて次項で述べるのですが、海外製サービスが多いです。

Google関係は海外製であっても日本語ローカライズされていますが、中には日本語化されていないものもあります。（ココで紹介するものは日本語は使えます。表示や説明が英語だというだけです。）

正直、英語が苦手な方も多いと思いますが……中学生レベルの英語力があるのなら、騙されたと思ってワタシのお薦めするサービスに登録して下さい。

ココでは詳しく触れませんが、WEB上のオンラインサービスでも、それを利用した各種アプリでも、上質のものを求めるのならもはや純国産のものでは全く太刀打ちできない状況になっています。

日本人が日本人のみによる、日本人のためだけのコンテンツを開発し、利用している間に、世界はめまぐるしく進んでしまって、質も量も負けてしまっている現状です。

まあ、せっかく世界標準のiPhone使いなのですから、これを機会に世界標準のWEBサービスを使いこなしてみてはいかが？

iPhoneを使った仕事効率化のための下準備

まずはPCからこのサービスに登録しよう！

• Google

もうこれはOKですよね？

アカウント登録してGMailその他のGoogleサービスを使えるようにしておきましょう。もし、メールは他のを使っている！ という場合でも登録して下さい。Googleドキュメントやカレンダー、リーダーなど仕事効率化には外せないサービスがてんこ盛りです。

• Dropbox

これも有名です。オンラインストレージサービスで、基本２GBまで無料で使えます。

マイドキュメント内に作成される専用フォルダを、さも普通のPC内のフォルダと同じように使ってデータの出し入れができるのが魅力です。同様のサービスに SugarSync というサービスもあり、見方によってはコチラの方が高機能なので、登録はしておくにこしたことはありませんが、iPhoneでの他アプリとの連携の関係上、まずはDropboxの登録をお勧めします。

• Read It Later
• Instapaper

両方とも、WEBコンテンツをオフラインで読めるようにストックするサービスです。専用のiPhoneアプリで読み込んでやれば、圏外でもゆっくり取っておいた記事を閲覧することができます。両方とも基本的な利用は無料で、それで問題ありませんが、日本語環境では多少の一長一短があるので、今のところワタシは両方とも導入しています。

• Toodledo

タスク管理、いわゆるTodo管理の分野では屈指のサービスです。

このサービスとiPhoneの連携だけでも、タスク管理には欠かせないサービスですが、下でオススメしているOutlookを導入してiPhoneとの中継基地にすることで、驚くべき使い勝手を見せてくれます！

なお、この手のサービスで必ず名前が挙がる Remember The Milk （RTM)ですが、単体ならコチラの方がサイトの日本語対応もされているし、評判は良さそうなのですが、iPhoneのRTM公式アプリと同期するために必要なProアカウントは年間25ドルかかりますし、iPhoneのTodoアプリの最有力候補であるApigoのTodoから利用できなくなったこともあり、Outlook連携のことも考えて現状ではToodledoをオススメします。

ちなみにToodledoも完全な機能を使うためには有料アカウントが必要なのですが、私の使い方だとToodledoは完全に中継基地ですので、有料アカウントの機能は不要です。

有料ですけどオススメ

• Microsoft Onenote

officeファミリーのひとつです。

まだ日本ではメジャーとまでは言えませんが、非常に秀逸なソフトで、PC上の情報、WEB上の情報何でもスクラップできます。特にディスプレイの表示を好きに切り取ってスクラップできる機能は手放せません。

情報集約の段階は基本的にiPhoneではなくPC上で行う仕様ですが、サードパーティ製のアプリを導入することで、iPhone上でその情報を同期して閲覧することができます。

• Microsoft Outlook

これはWordとかと一緒にインストールされている方も多いのではないでしょうか？

メーラーとして認識されている方も多いと思いますが、iPhone連携の上では、スケジューリング、タスク（Todo）管理、アドレス帳管理に大活躍いたします。

• Evernote

こちらもOnenoteと同じく、いろんな情報をどんどんスクラップするタイプのサービスですが、イメージとしてはOnenoteは必要な情報をスクラップする方向（要は従来のフォルダ整理型のようなイメージ）であるのに対して、Evernoteの方がとにかく雑多な情報をタグをつけて詰め込んでおいて、不意に情報が必要になった時にタグ検索をはじめとした豊富な検索機能で関連する情報を引き出してくるという感じでしょうか？

非常に評判の高いサービスですが、無料アカウントでは月刊のアップロードリミットが40MBと、画像なども放り込むことを考えると、微妙に不安なサイズで、有料アカウントが月5ドルか年間45ドルと、それなりのお値段ですので、わたしはコレが本当に必須のアイテムであるか未だ検証中ですが、とりあえず無料アカウントの登録はしておきましょう。

iPhoneアプリでもEvernoteに連携できるものが数多くありますので。

仕事効率化以外で登録しておきたい「これだけは」

• Twitter

フォロー先によっては意外なほど情報収集ツールとして使えます。
というか、iPhoneを使う上でTwitterをするかしないかではかなり使う頻度にも差が出てくると思います。まだ登録していない人はまあ一度やってみましょう！

もちろん暇つぶしにも最適だったりｗ

とりあえずワタシのアカウントでもフォローしてみて下さい～～＾＾

• Flickr

世界的規模の写真共有（オンラインアルバム）サイトです。
Googleのサービスと一体化しているPicasaもありますが、コミュニティとしてはやはりここが最強でしょう。

英語サイトですが、有志による日本語コミュティや解説も揃っていますので、それほど困らないでしょう。

詳しくは下記のリンクからこのブログのFlickr関連記事をご覧下さい。

Flickr – SIDE_FLIP blog

• Delicious

コチラも世界有数のソーシャルブックマークサイトです。

日本で言う、はてなブックマークと同じようなものです。

面白い記事を見つけるには、日本サービスのはてなの方が優れていますが、自分でいろんな記事をスクラップする分にはDeliciousの方が、ブックマークごとの公開・非公開設定もできるし、有力iPhoneアプリとの連携があることが多いのでオススメです。

なお、FlickrとDeliciousは現在、米Yahooのサービスとなっていますので、この際登録しちゃいましょう！

ここまでご案内したサービス、ソフトは、かなりのメジャーどころが主になっていますが、それには理由があります。

• メジャーということはやっぱり内容も充実している
• いろんなサイトやアプリからの連携が充実している
• つぶれない！！

うむ。
つぶれないって大事なことですよね？ｗ

iPhoneでできること

えらく長い下準備でしたが、こんなに色々WEB上のサービスとかに登録して、結局何ができるの？ ということですが、今回は項目だけ列挙しておきます。（仕事に直結したことだけね）

• スケジュール管理
• タスク管理
• 急ぎの時の手書きメモ
• 通常入力によるメモ
• アイデアメモ
• 連絡先管理（名刺のOCR認識もあり）
• 写真による情報収集
• 音声録音による情報収集
• 地図と連動した情報収集
• RSSを活用したニュースの閲覧による情報収集
• 事務所で作成した文章、表計算、PDFなどの持ち出し、閲覧
• 不意に必要になった資料を事務所からPDF、画像などの形で送ってもらっての閲覧（これで助かったこと、何度もあります）
• 計算履歴を見ることのできる計算機能
• ナビゲーション機能
• etc..

当然ながら、情報収集は前回の記事で申し上げた通り、iPhoneで収集したものを簡単に母艦PCに同期出来ることを重視しつつ、最適の組み合わせを判断しています。

これらのことをiPhoneアプリと、デスクトップPCとWEBサービスの間で以下にスムーズな連携を取るかということがポイントとなります。

例えば、メモアプリなどはワタシの場合、いくらアプリ単体の性能が優れていても、Googleドキュメントにバックアップを取る機能がないと、仕事用に使うアプリとしては完全に選択肢から外れます。

しかも、単にいかにもバックアップファイルですよ、といわんばかりの雑な感じのバックアップでも、母艦PCで閲覧することを考えるといただけません。

そういうところにしっかり目をむけて厳選した（つもりの）アプリ満載の次回以降の記事にご期待下さい！

ビジネスマンのためのiPhone活用術 3 – スケジュール・タスク管理編