5月 302010
 

ビジネスマンのためのiPhone活用術 – 1 なぜiPhone? « SIDE_FLIP blog

ビジネスマンのためのiPhone活用術 – 2 iPhoneでできること&準備編 « SIDE_FLIP blog

全2回は完全に前振りだったという恐ろしい連載企画も第3回。

とうとう具体的なアプリに突入いたします。

さて、前回の記事の最後で「iPhoneでできること」を少々まとめましたが、その中の前半部分はこんな感じでした。

  • スケジュール管理
  • タスク管理
  • 急ぎの時の手書きメモ
  • 通常入力によるメモ
  • アイデアメモ要は、今まで紙の手帳で行ってきたことを、丸々iPhoneでやっちゃおうということです。で、ただ単に予定表アプリを入れるだけならこんな記事を書く必要はないわけで、前回までの記事で再三言ってきた重要ポイントをもう一度申し上げます。
    • 母艦PCでの作業とiPhoneでの作業の連携(主にシンク)が完全かつ快適
    • 外出先、即ちiPhoneでの作業・閲覧の快適性

    では、今回はこの点を最重視しながら手帳の最も重要な役回りである「スケジュール・タスク管理」を解説します。

    ※ Windows環境です

    母艦PCでの作業

    如何に手帳の代わりといえども、コンピューターで予定管理をするのなら、基本作業はオフィスに常設しているPC(母艦PC)で行う方が断然良いと思います。

    理由は……

    • いかにiPhoneといえども、PCの作業効率には遠く及びません
    • 大切な情報は母艦に保存されている方が安心

    で、PC上で使うスケジューラー、カレンダーといえばGoogleカレンダーが浮かびますが、仕事上の詳細な情報も入力することも考えると、それほど使い勝手がよいとは思いません。

    また、タスク管理もGoogleデフォルトの物はあるにはありますが、シンプルすぎてやはり仕事で使うには物足りないですし、なぜかGoogleカレンダーではなくてGMailにくっついているのが意味不明です。

    では、何がよいのか?

    そう。

    悪名高いMicrosoftです。

    Outlook 2007です。

    カレンダーとTodoが一体になっているのはもちろんですが、スケジュールやタスクを簡単に仕事種類ごとに色分け、分類することができます。

    非常に使えます。

    騙されたと思って一度使ってみるべきです。

    では、次にOutlookで作業したデータをいかにしてiPhoneで活用するのか?

    iPhoneでの作業

    まずはOutlookのデータをWEB上へ

    で、ご存じの通り、Outlookのスケジューラー機能はデフォルトでiPhoneに同期出来るようにはなっていませんし、そういうアプリもないようです。

    そこで、前回の記事で登録をお願いしておきました、このサービスを使います。

    • Googleカレンダー
    • Toodledo(タスク管理)

    どちらも安定したサービスですので安心して良いと思いますし、この両方のサービスとOutlookは同期することができます。

    まずGoogleカレンダーとの同期はGoogleがリリースしているGoogle Calendar Syncを導入することで可能です。

    そしてToodledoとの同期はChromatic Dragon – ToodledoSync Application Informationを導入します。
    サードパーティ製のアプリですが、安定しており、問題ありません。

    これで、Outlookの情報はGoogleカレンダーとToodledoに同期されました。

    もちろんOutlookと直接同期出来れば便利なのですが、考えようによっては(というか実体験ありきなのですがw)同期が不調な時でも、最悪iPhoneから直接GoogleカレンダーやToodledoを閲覧することができます。

    不測の事態にも対応する手段があるというのは、仕事の手段としては素晴らしいことだと思います。

    そしてWEB上のデータをiPhoneへ

    ようやくiPhoneまでやってきましたw

    でも、ココまで来たらあとはアプリを紹介するだけなんですよね~。

    イチ押しはコレ!

    Pocket Informant (以下「PI」)

    理由は明快

    • カレンダーとTodo管理の両方が可能
    • カレンダーはもちろん、Todoも機能充実 (Outlookで仕事種類ごとに分類したものもきちんと反映されます)
    ※ 拡大できます週表示は縦でも横でもOK!
    縦表示が予定全文を読めるわけではないけれど、曜日ごとの枠内でもスクロールでき、全体的な流れを把握するには最適。

    ワタシ個人的には、スケジュールとタスクがひとつのアプリで管理できるというのは、効率的な作業という点で意外と重要ポイントでした。

    しかも、カレンダーもTodoもその辺の単体アプリよりもよっぽど高機能。

    一見おまけに思えるTodoに関しても、Toodledoの基本機能にきっちり対応しており、ワタシのお薦めの方法を使うと、Outlookでタスク管理をする際に、仕事の種類ごとに色分けしておいた(電話・見積作成・連絡待ち・緊急などの分類ですね)タスクが、Toodledoを通じて、このPIでも「contexts」としてきちんと分類され、その分類ごとに進捗確認もできるのが秀逸です。

    ワタシ、Todo管理の定番、AppigoのTodoも持っていまして、PIのおかげでそんなに使っていないとは言え、正直なところ、PIのTodoはAppigoのTodoと比べてまったく遜色ありません……っていうか、PIの方がイイかな? って思うくらいです。

    欠点はかなり細かい設定ができるのに、日本語化されていないことと、同期がたまに不安定なことくらいでしょうか?(ちなみにワタシの場合は同期が不安定と言っても、できなかったことは基本的にありません。電波が弱い時に、もう同期ができているのに延々と繰り返していたりということがたまにあるということです。)

    とにかく、

    通常のスケジュール(~~にしなくてはならないこと)タスク(~~までにしなくてはならないこと)の両方の管理が必要で、双方分量もあるようなお仕事の方で、できれば一元管理したいという人には圧倒的にオススメです……ってか一択デス。

    ※拡大できます

    月表示はさすがにコレで予定の詳細を確認するというわけにはいきませんが、結構先の日に予定が入っていたかどうか素早く確認するのに最適。

    ※ 拡大できます

    日表示はGoogleカレンダーチックなこの表示の他に、タスクも一緒に表示できるリスト表示もあって、言うことなし!

    もちろんワンタッチで予定ごとの詳細も確認できます。

    ただ、せっかくのiPhoneですから色々アプリを選ぶのも楽しみです。

    カレンダーとTodoを完全に両立しているアプリとなると、もうこのPI一択になってしまうので(カレンダーアプリで疑似的にタスク管理も出来るようになっている物や、その逆の物はあります)、あえてその点を除外してお気に入りのカレンダーアプリとTodoアプリを組み合わせてみるのも良いかもしれません。

    ただし、 特にカレンダーアプリは趣味的に使うと面白そうなものも多いのですが、あくまでも仕事用に、今までの手帳の代わりに使う、ということをお忘れなきよう。

    意外と良さそうなアプリでもGoogleカレンダーとの同期がなかったり、バックアップのみ(Google側からiPhoneへのデータ同期ができない)だったりしますので注意が必要です。

    (定番ばかりですが) こんなアプリが無難でしょうか?

    Refills最近とみに評判の良いアプリです。
    見たところ、紙の手帳風の親しみやすく、かつ見やすい表示が好まれているようです。
    日本語対応済みですので安心です。
    見た目にこだわるのならコレかもしれませんね。
    さいすけ日本における実績は申し分なし。
    細かいことですが、WEB上のリファレンスも日本語でとても充実しています。
    英語が苦手で、かつコンピューターなどになじみが薄い人にはお薦めです。
    Todo (Appigo)Todoソフトの定番。
    Toodledoとの連携は使いやすく、PIよりすぐれている点として、タスク単体の管理だけではなく、タスクの集合体としてのプロジェクト管理ができると言うことがあげられます。

    なお、2010/05/30現在、先日までできていたRemember the Milk との連携が契約上の問題でできなくなったとのことで、注意が必要です。

    今回説明したことのイメージ図です。

    ※拡大できます

    まとめ

    母艦PCや、WEB上(Googleカレンダーなど)との連携を重視する理由はさんざん述べましたので繰り返しませんが、スケジュール管理とタスク管理が一元化できるという点は、一日のうちでめまぐるしく予定やタスクが変更・追加されていくような環境にいるワタシにとっては、非常に重視する価値のあるポイントでした。

    ひとつのアプリを開く度に、まず、今日のスケジュールと期限が近いタスクを一気に確認できるというのは、別々のアプリで確認するよりも、大幅に効率的だからです。

    だから逆に、スケジュールがある程度固定的な方や、スケジュール管理か、タスクの管理のどちらかの必要性や量が少ない方ならもっと自由な選択をされても良いと思います。

    それでは次回は

    意外に重要!メモアプリ 編でお会いしましょう!

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  •   One Response to “ビジネスマンのためのiPhone活用術 3 – スケジュール・タスク管理編”

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